Ihre Tätigkeiten

Posteingangsbearbeitung und Dokumentenbereitstellung
Betreuung zentraler E-Mail- und De-Mail-Adressen und Weiterverarbeitung der Eingänge
Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Posteingangsbearbeitung
Technische Überprüfung strukturierter elektronischer Einreichungen
Überwachung des Datenaustauschs zwischen mehreren genutzten Softwarelösungen

Postausgangsbearbeitung
Qualitätssicherung und formelle Prüfung der ausgehenden Schreiben
Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form
Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben

Weitere Aufgaben, u. a.
Veröffentlichung der Amtshandlungen des Paul-Ehrlich-Instituts im Bundesanzeiger
Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der
Erstellung von Statistiken

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder als medizinischer Dokumentationsassistent (m/w/d), beziehungsweise abgeschlossene Berufsausbildung mit vergleichbarer Ausrichtung im Verwaltungsbereich
Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich in verschiedene Softwarelösungen einzuarbeiten
Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift