Ihre Tätigkeiten

Mitarbeiten im Rahmen des Sitzungsmanagements, insbesondere organisatorisches Vor- und Nachbereiten der Vorstandssitzungen der RheinEnergie/GEW und eigenständiges elektronisches Verwalten der Sitzungen und Sitzungsunterlagen im Sitzungsmanagementsystem (mit Applikationsbetreuung) sowie weiterer Besprechungen und Klausursitzungen, auch auf Einladung des Vorstandes
Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Abteilungssekretariats (z. B. Aufbereiten der Post, Abwickeln von Schriftwechsel, Wiedervorlage, Termin- und Besprechungskoordinierung, Führen des elektronischen Abteilungskalenders und von Kontakteverzeichnissen, Führen der digitalen und physischen Abteilungsablage, Verwalten von Büromaterial, Zusammenstellen von Unterlagen für den Wirtschaftsprüfer, Rechercheaufgaben etc.)
Redaktionelles Endprüfen, Sichern von Qualität unter Berücksichtigung von einheitlichen, vorgegebenen Vorgaben und Überführen in unterschriftsreife Fassungen von Schreiben/Niederschriften/Sonstigem der Abteilung
Fungieren als kompetenter Ansprechpartner (m/w/d) sowie in- und externe Schnittstelle
Vor- und Aufbereiten inklusive Pflege von Unterlagen, Briefen und Übersichten für den Vorstand
Administratives Betreuen des Beirates der RheinEnergie
Zusammenstellen und Verteilen von Berichten, z. B. Monatsbericht
Bearbeiten von Präsentationen
Ausüben der Zeiterfassungsaufgaben in SAP für die Beschäftigten der Abteilung
Erfassen von Bedarfsanforderungen und Abfragen von Auftrags- und Kostenstellenberichten in SAP

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zum Rechtsanwaltsgehilfen (m/w/d) oder vergleichbar
Mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat
Sicherer Umgang in den aktuellen MS-Office-Anwendungen sowie Softwarekenntnisse im Kontext Gremienmanagement, Datenbankanwendungen, CRM
Sehr gute Beherrschung der Rechtschreibung
Sicherer Umgang in der Umsetzung der DIN-Norm 5008 sowie Festlegungen für Anschriften und Anreden
Gewissenhafte, ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
Sicheres, freundliches Auftreten, selbstständiges Arbeiten, Teamfähigkeit, geistige und zeitliche Flexibilität, Belastbarkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfreude und -fähigkeit
Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit
Zusätzlich zum tariflichen Entgelt erhalten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zahlreiche Sonderleistungen und Benefits, wie zum Beispiel einen Rabatt auf Energie und Wasser in Höhe von bis zu 1.080 Euro, eine zusätzliche variable Vergütung, abhängig vom Unternehmensergebnis, in Form von Prämien und Incentives sowie eine betriebliche Altersvorsorge in einem Wert von 8,7% des jeweiligen Bruttojahresgehalts.